Descubra como emitir a nota fiscal de entrada
Saiba o que é, como emitir e como baixar a nota fiscal de entrada
A princípio, sempre que uma nova remessa de mercadorias é recebida, uma nota fiscal de entrada é emitida.
Da mesma forma, quando essas mercadorias são entregues ao seu consumidor final, é lançada uma nota fiscal de saída.
Em suma, ambos os procedimentos são necessários, já que não apenas comprovam a legalidade dos itens, mas também contribuem para que a empresa permaneça em conformidade junto aos órgãos federais.
Dito isso, nesse texto falaremos especialmente sobre a nota fiscal de entrada, explicando o que é esse documento, como se dá o seu processo de emissão e muito mais. Confira!
Veja também:
- NFS-e: qual a sua importância e como emitir?
- Emissão De Notas Fiscais: Como Fazer?
- Você sabe quando deve destacar o valor do frete na nota fiscal?
O que é nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada é o documento fiscal responsável por atestar a chegada de novas mercadorias no seu estoque, enquanto que a nota fiscal de saída precisa ser emitida sempre que essas mercadorias são repassadas para o consumidor final.
Esses documentos exercem um papel fundamental no controle fiscal da empresa e precisam ser inscritos no livro registro de entradas e saídas.
Por fim, a contratação de um profissional contábil e de um software ERP pode ser de grande ajuda.
Isso porque o sistema ERP será capaz de integrar todas as áreas da empresa — como financeiro, controle de estoque, vendas, orçamento, emissão de notas fiscais e contabilidade, ao passo que o contador poderá seguir com toda escrituração contábil e fiscal da forma correta.
Como emitir uma nota fiscal de entrada?
Basicamente, existem duas formas de emitir esse documento. Vejamos a seguir:
- Importação – A empresa que vendeu a mercadoria para você faz a emissão de uma nota fiscal eletrônica; será preciso importar o arquivo XML e registrar a entrada do documento no estoque e no controle tributário.
- Emissão de nota fiscal – Você mesmo pode gerar uma nota fiscal para provar que as mercadorias entraram ou voltaram para sua empresa. Nessa situação, a forma de emissão segue o mesmo caminho utilizado para emitir uma nota fiscal de saída.
Por que é preciso baixar a nota fiscal eletrônica de entrada?
Em síntese, fazer o download da nota fiscal de entrada a cada compra realizada mantém o empresário resguardado contra eventuais imbróglios junto aos órgãos regularizadores.
Além disso, outros motivos também justificam essa prática. Veja a seguir.
Fazer a manifestação do destinatário
Esse instrumento de proteção permite que a empresa indique se uma nota fiscal de entrada foi lançada sob seu CNPJ sem que houvesse o seu consentimento.
Em outras palavras, ao fazer a manifestação do destinatário, sua empresa informa se ela teve ou não participação comercial em determinada operação de compra.
Além dessa prática evitar que o CNPJ da sua empresa seja usado indevidamente, ela também proíbe o emitente de cancelar o documento caso sua manifestação confirme a operação.
Por último, embora o evento possa ser modificado diversas vezes, somente o último movimento é considerado.
Evitar notas frias lançadas contra seu CNPJ
De antemão, saiba que a emissão de notas frias é uma situação extremamente inconveniente enfrentada por empresários, os quais muitas vezes nem possuem conhecimento do problema.
Dessa forma, é fundamental que você recorra à manifestação do destinatário sempre que presenciar uma situação desse tipo. Do contrário, sua empresa pode vir a ser responsabilizada por ações fraudulentas.
Controlar e armazenar arquivos XML
É inegável que as notas fiscais eletrônicas vieram para trazer mais comodidade e segurança na hora de armazenar esses documentos, além de dar mais celeridade às obrigações fiscais e otimizar processos.
Nesse sentido, vale ressaltar que a forma como a fiscalização é feita também sofreu alterações. Ou seja, caso o fiscal da Receita Federal bata a sua porta, ao invés de pedir pelas suas notas fiscais impressas, ele vai solicitar para ver seus arquivos XML – formato compatível com a NF-e.
Além disso, o armazenamento de arquivos XML ajuda o seu negócio a se manter organizado, sendo possível conferir informações em determinada nota de maneira fácil e ágil sempre que necessário.
Em resumo, recomenda-se que toda nota fiscal de entrada da sua empresa seja baixada uma vez por mês, garantindo assim um controle sólido e rigoroso das mercadorias presentes no seu estoque.
Como baixar a NF-e de entrada?
Agora que explicamos o motivo pelo qual é importante realizar download da nota fiscal de entrada mês a mês, veja abaixo o passo a passo de como fazê-lo:
- Acesse o portal nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
- Podemos citar 4 dos principais serviços oferecidos pela plataforma:
- Consultar NF-e completa;
- Consultar disponibilidade;
- Consultar resumo da NF-e;
- Consultar Inutilização.
Clique na primeira opção e tenha acesso a todos os dados da nota, como emitente, destinatário, produtos, serviços e valores;
- Antes de prosseguir, informe sua chave de acesso — são 44 números localizados no canto superior direito da nota. Em seguida, preencha o código captcha e clique em Continuar;
- A nota fiscal será localizada, e, assim, será possível baixá-la. Para isso, basta clicar no botão de Download do documento;
- Por último, selecione o certificado digital da empresa e faça o download da nota.
A Alcance Assessoria Empresarial vai ajudar você!
Quando se trata de nota fiscal de entrada e saída é importante que se tome o máximo de cuidado possível, uma vez que o mínimo descuido pode trazer problemas sérios para a sua empresa.
Dessa forma, realize o download do documento todos os meses e se certifique de fazer a escrituração contábil e fiscal corretamente, evitando assim qualquer tipo de complicação envolvendo a Receita no futuro.
Além disso, deve-se armazenar esses documentos por um período de no mínimo 5 anos para evitar problemas com o fisco.
E se você deseja ter a segurança de que suas notas fiscais serão emitidas corretamente, seus documentos fiscais serão escriturados de forma devida, suas obrigações serão entregues no prazo correto, entre outros aspectos, conte com a Alcance Assessoria Empresarial.
Afinal, somos especializados em serviços fiscais e tributários e vamos garantir a conformidade fiscal do seu negócio.
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