Cobre seu cliente de maneira incisiva e evite a inadimplência no seu negócio
Realizar uma boa carta de cobrança pode ser determinante para evitar o não recebimento
Realizar uma boa carta de cobrança pode determinar um aumento de recurso para o fluxo de caixa oriundo de referentes ao não recebimento na data programada.
Uma carta de cobrança, quando bem utilizada, pode ser determinante para a redução direta do nível de inadimplência do seu negócio, isso porque ela tem um caráter informativo e produz com clareza a real situação, assim como possíveis medidas que serão adotadas caso não haja a devida regularização de valores.
Neste artigo, ensinaremos como realizar a sua carta de cobrança de uma forma totalmente simples e direta! Assim, você terá a oportunidade de informar ao seu cliente sobre o seu atual status, já que, em alguns casos, uma comunicação mais direta e informativa já é o suficiente para que ocorra a regularização de um caso pontual relacionado a inadimplência.
Como preparar uma carta de cobrança?
Você pode preparar uma carta de cobrança de maneira simples, entrando em contato através do meio de comunicação disponibilizado pelo cliente, como e-mail, telefone, WhatsApp, entre outros meios de comunicação.
O conteúdo da carta de cobrança deve obedecer alguns tópicos, os quais separamos abaixo:
- Ser bastante cordial;
- Fornecer informações detalhadas sobre o valor a ser negociado;
- Fornecer informações para regularização de possíveis situações de não conformidade;
- Informar um novo prazo para contato.
Esses tópicos, quando bem explorados, podem fazer toda a diferença para a conversão de um pagamento antigo.
Ser bastante cordial
Para a elaboração de uma boa carta de cobrança, a cordialidade deve ser o tom da comunicação. Não há motivos para ser rude ou usar uma linguagem ameaçadora. A finalidade de uma carta de cobrança, por mais que seja o recebimento de uma dívida, não precisa ser assim.
Você pode conseguir sucesso nessa tarefa sendo cordial e ainda abrindo as portas para futuros negócios para o seu empreendimento.
Fornecer informações detalhadas sobre o valor
Você precisa ser bastante direto no que diz respeito a informações sobre o valor total devido, com todas as especificações de forma bastante clara e informando sobre o acréscimo de qualquer juros ou multa que possa incidir sobre o valor final.
Fornecer informações para regularização da situação
Não adianta realizar o envio de uma carta de cobrança sem fornecer todas as informações necessárias para quitar o valor. Sendo assim, forneça todas as informações essenciais para realizar a quitação, assim como possíveis descontos, parcelamento e formas de pagamento disponíveis.
Informar um novo prazo para contato
Após o envio da carta de cobrança, você poderá, depois de algum tempo, voltar a entrar em contato para uma nova cobrança ou poderá, efetivamente, repassar o processo de cobrança para uma nova esfera. Para tal, é importante informar na carta de cobrança qual o próximo passo será realizado e qual o prazo para tal procedimento.
Dessa maneira, além de ser bastante claro quanto aos passos adotados, você passa uma ideia de controle sobre a situação.
Conte com ajuda especializada!
Conte com o apoio de quem entende sobre o assunto. Uma assessoria contábil para empresas pode te ajudar em como preparar e conduzir uma carta de cobrança.
Conte conosco, da Alcance
Para te ajudar com o processo de confecção e emissão de carta de cobrança, conte conosco, da Alcance Assessoria Empresarial. Somos especializados em negócios como o seu e podemos te ajudar em relação a esses trâmites para carta de cobrança, dentre outros.
Entre em contato conosco para que possamos ajudar o seu negócio.
QUERO AJUDA PARA FAZER UMA CARTA DE COBRANÇA!